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Cos'è l'autocertificazione
Consiste nella facoltà riconosciuta ai cittadini di presentare, in sostituzione delle tradizionali certificazioni richieste, propri stati e requisiti personali, mediante apposite dichiarazioni sottoscritte dall'interessato.L'autocertificazione sostituisce i certificati senza che ci sia necessità di presentare successivamente il certificato vero e proprio. La pubblica amministrazione ha l'obbligo di accettarle, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto. Vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: pratiche per contrarre matrimonio, rapporti con l'autorità giudiziaria, atti da trasmettere all'estero. Certificati medici o sanitari, veterinari, di origine, di conformità all'UE, marchi e brevetti non possono essere sostituiti con l'autocertificazione. La firma non deve essere autenticata. L'interessato deve presentare l’autocertificazione:
- unitamente alla copia non autenticata di un documento di riconoscimento (nel caso di invio per posta);
- firmarla in presenza del dipendente addetto a riceverla (nel caso di presentazione diretta).
Cosa si può “autocertificare"
- la data e il luogo di nascita
- la residenza
- la cittadinanza
- il godimento dei diritti politici
- lo stato civile (celibe/nubile, coniugato/a, vedovo/a, divorziato/a)
- lo stato di famiglia
- l'esistenza in vita
- la nascita del figlio
- il decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente
- la posizione agli effetti degli obblighi militari
- l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
- titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualifica tecnica
- situazione reddituale ed economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto o tributo assolto; possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato.
- stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga
- qualifica di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
- iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
- tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ecc.
- di non aver riportato condanne penali
- tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri di stato civile.
Come funziona
Per avvalersi dell'autocertificazione direttamente agli sportelli degli uffici pubblici, è necessario compilare il modulo previsto che non è soggetto ad alcuna autenticazione.
Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
È una dichiarazione resa nel proprio interesse e riguarda stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato o relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza non compresi nell’elenco relativo all’autocertificazione.
L'interessato deve presentare la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:
- unitamente alla copia non autenticata di un documento di riconoscimento (nel caso di invio per posta);
- firmarla in presenza del dipendente addetto a riceverla (nel caso di presentazione diretta).
L’autentica della firma, in competente bollo, è prevista qualora l’atto non sia diretto ad una Pubblica Amministrazione o Gestore di pubblici servizi.
L'autentica della sottoscrizione avviene previa identificazione del dichiarante da parte del pubblico ufficiale autenticante.
Nessuna imposta di bollo deve essere corrisposta dal cittadino quando comprova che l'uso dell'atto è esente, per legge, dall'imposta.
(Principali usi che giustificano l'esenzione dall'imposta di bollo: pensionistico, assegni familiari, iscriz. liste di collocamento, ecc.)
Cosa si può “dichiarare"
Tutti gli stati, fatti a qualità personali non autocertificabili possono essere comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
Si possono ad esempio dichiarare: chi sono gli eredi; la situazione di famiglia originaria; la proprietà di un immobile, ecc.
La dichiarazione che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, non può contenere manifestazioni di volontà (impegni, rinunce, accettazioni, procure) e deleghe configuranti una procura.
Dov'è utilizzabile
L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le amministrazioni pubbliche intendendo tutte le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, province, comuni e comunità montane, A.L.E.R., camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).
Sono inoltre utilizzabili nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del Gas, ecc.).
L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non possono essere utilizzate con l'autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.
Nei rapporti tra privati il riconoscimento della validità dell'autocertificazione resta a discrezione del privato che richiede il certificato o documento.
Cosa fare se non viene accettata
Il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio pubblico che non ammette l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dall'art. 328 del Codice penale e rischia di essere punito per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.
Dichiarazioni non veritiere
L'amministrazione pubblica, può provvedere d'ufficio ad accertare la veridicità di quanto dichiarato dal cittadino.
Il rilascio di dichiarazioni non veritiere è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o accertabili da parte della pubblica amministrazione, l'amministrazione procedente richiede direttamente la documentazione all'amministrazione competente.
Validità di certificati
Tutti i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai
servizi demografici, hanno validità 6 mesi dalla data di rilascio.
E' ammessa la presentazione delle certificazioni "scadute" purchè le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate.
In questo caso, basterà apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata, resa dal titolare dello stesso, che attesti che le informazioni contenute nel certificato, non hanno subito variazioni dalla data di rilascio.
Ha validità illimitata ogni certificato non soggetto a modificazione (ad es.: certificati storici, di morte, titolo di studio).
Le singole amministrazioni pubbliche, non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati o qualità personali, che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.
Copie autentiche
L'interessato può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, dalla quale risulti che la copia della dichiarazione allegata, è conforme all'originale (per i pubblici concorsi ha lo stesso valore della copia autentica).
Se questa dichiarazione è contestuale ad una istanza, la firma non va autenticata.
Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri
Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani.
I cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.
Documento d'identità' in sostituzione dei certificati
In occasione dell'accettazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità.
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.
Produzione di copie autentiche
La produzione di atti e documenti, sono pienamente equipollenti agli originali.
L'autenticazione di un documento, può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Nel caso in cui si debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell'originale.
In questo caso, la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
Legalizzazione di fotografia
La fotografia, può essere legalizzata dall'ufficio Anagrafe, purchè sia presentata personalmente dall'interessato.
La legalizzazione di una fotografia, può essere effettuata solo se richiesta espressamente da una norma di legge (es. passaporto, caccia, patente).